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L’obligation de dépôt des comptes annuels au Greffe

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A propos de l'auteur Legalvision est une legaltech qui permet aux dirigeants de TPE et PME d’effectuer leurs formalités juridiques en ligne. De la création d’entreprise à la fermeture de société en passant par le transfert de siège social, ce sont plus d’une cinquantaine d’opérations juridiques en droit des sociétés qui sont proposées. L’entreprise a également développé une gamme de service dédiée aux professionnels du Chiffre et du Droit LEGALVISIONPRO.

Article de Rodolphe Jactard Juriste chez LegalVision.fr du 18 avril 2017

Chaque année, la majorité des entreprises est tenue de faire des opérations d’inventaires, dès lors qu’elles sont soumises au régime réel ou réel simplifié. L’objectif est alors de contrôler l’actif et le passif de l’entreprise. Avec l’ensemble des données recueillies, on dressera les comptes de clôture.

Au-delà du fait que ce soit une obligation comptable, ces comptes de clôture doivent être déposés au Greffe, pour diverse raisons.

I. La publicité des comptes

A. Une publicité des comptes obligatoire

L’obligation de dépôt des comptes annuels est une obligation légale. Elle a été instaurée afin d’assurer une certaine information financière auprès des tiers. La transparence motive l’obligation.

En effet, grâce à cette publication, les personnes intéressées vont être informées de la santé financière de la société, notamment grâce au bilan. Le compte de résultat, lui, va agir comme un indicateur de l’exercice écoulé. En soit, il s’agit d’un récapitulatif, qui retracera les différents mouvements de l’année comptable. Il ne faut pas oublier que la comptabilité est la traduction juridique d’une réalité. On sait alors ce qu’il s’est exactement passé.

B. Cette publicité peut être limitée depuis la loi Macron

Une fois les comptes déposés au greffe, le greffier s’occupera d’insérer un avis au Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales (Bodacc). C’est cette insertion, qui rendra les comptes publics.

On peut comprendre, que cette publicité puisse gêner l’entrepreneur. Les comptes annuels sont des données confidentielles donnant un ensemble d’informations sensibles. La publicité de ces comptes peut être handicapante. En effet, des concurrents directs pourront avoir accès aux comptes et aux données commerciales et financières de la société.

C’est pourquoi, depuis le code de commerce permet, en son article L.232-25 du code commerce créé par l’ordonnance n°2014-86 du 30 janvier 2014 – art 5, une confidentialité des comptes.

Initialement la confidentialité des comptes n’était permise qu’aux micro-entreprises de l’article L. 123-16-1. Il s’agit d’entreprises qui respectent deux des seuils suivants (Décret n°2014-136 du 17 février 2014).

  • Un total bilan inférieur à 350 000€

  • Un chiffre d’affaires net inférieur à 700 000€

  • Un nombre moyen de salariés inférieur à 10.

La loi Macron du 6 août 2015 est venue étendre cette possibilité aux entreprises répondant à la définition des petites entreprises de l’article L. 123-16 de code de commerce. Il s’agit des entreprises qui respectent deux des trois seuils suivant :

  • Un total bilan inférieur à 4 000 000€

  • Un chiffre d’affaires net de 8 000 000 €

  • Un nombre moyen de salariés employés inférieur à 50

C. Cette confidentialité des comptes ne s’applique pas à chaque fois

Des exclusions sont toutefois prévues. Même si l’entreprise respecte ces seuils, elle ne pourra demander la confidentialité des comptes si :

  • L’entreprise appartient à un groupe au sens de l’article L.233-16 du code de commerce,

  • Les établissements de crédit et de financement de l’article L.511 du CMF,

  • Les entreprises d’assurance et de réassurance de l’article L.310-1 et L.310-1-1 du code des assurances

  • Des personnes et entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché règlementé

  • Celles qui font appel à la générosité publique, au sens de la loi du 7 aout 1991 (Loi n°91-772 du 7 août 1991 relative au congé de représentation en faveur des associations et des mutuelles et au contrôle des comptes des organismes faisant appel à la générosité publique.)

La confidentialité est très simple à mettre en œuvre. Lors du dépôt annuel auprès du Greffe, il suffira que le dirigeant dépose une déclaration de confidentialité. Attention, cette mesure ne sera pas opposable aux autorités judiciaires et administratives, à la Banque de France, et aux personnes morales de l’article A. 123-68-1 I du code de commerce.

D. La procédure du dépôt des comptes

Dans tous les cas, pour procéder au dépôt il faudra joindre :

  • Un exemplaire des comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexes (sauf dispense des articles L. 123-6-1 et L. 123-6-2 du code de commerce).

  • Un exemplaire de la décision d’affectation du résultat. Il s’agit du procès-verbal d’AGOA, où l’on décide de la répartition et de l’affectation du bénéfice ou déficit.

  • Une copie du rapport du commissaire aux comptes, si nécessaire. Le coût du dépôt en ligne est évalué à 46,70€, que ce soit pour des comptes consolidés ou non.

II. Les sanctions applicables

Le non-dépôt des comptes annuels peut être sanctionné de deux manières.

A. Le dirigeant peut se voir infliger une sanction pénale_

L’article R.247-3 du code de commerce, qui renvoi à l’article 131-13 du code pénal, prévoit une amende de 1 500€ et 3 000 € en cas de récidive.

B. Sanction civile avec injonction de déposer les comptes_

Sur la plan civil, le président du tribunal peut rendre une ordonnance faisant injonction au représentant légal de déposer les comptes dans un délai d’un mois à compter de la notification ou de la signification de l’ordonnance, sous peine d’astreinte (Article R611-13 du code de commerce).

En effet, les comptes doivent être déposés dans le mois qui suit la tenue de l’AGOA, qui les approuve. On a donc un délai maximum de 7 mois à compter de la clôture de l’exercice concerné. L’AGOA approuvant les comptes doit être tenue dans les 6 mois, suivant la clôture de l’exercice.

Dans les faits, ces sanctions ne s’appliquent que très rarement. Il ne faut pas pour autant se soustraire à cette obligation. Les Greffes sont en effet tolérant sur cette formalité, mais autant éviter le risque d’une amende.