L’administration fiscale commente l’article L13 F du LPF qui oblige les entreprises à fournir une copie de certains documents lors des contrôles effectués par l’administration fiscale.
L’article L. 13 F du LPF dispose que «les agents de l’administration peuvent, sans que le contribuable puisse s’y opposer, prendre copie des documents dont ils ont connaissance dans le cadre des procédures de contrôle prévues aux articles L. 12 et L. 13. Les modalités de sécurisation des copies de documents sous forme dématérialisée sont précisées par arrêté du ministre chargé du budget».
Cet article est issu de l’article 44 de la loi du 6 décembre 2013 relative à la lutte contre la fraude fiscale , adopté sur amendement de Sandrine Mazetier. Il a pour objet d’inscrire dans la loi la possibilité pour les agents de contrôle de prendre des copies des documents qu’ils sont amenés à consulter lors des procédures de contrôle.
« Cette mesure a pour objet de mettre fin à une pratique non coopérative de certaines entreprises qui refusent de donner des copies ou l’autorisation de prendre ces copies au service vérificateur. En cas de non respect de cette obligation, une sanction est applicable afin de rendre effective la nouvelle mesure et de permettre à l’administration d’effectuer au mieux les missions qui lui sont confiées »_ précisait Mme Mazetier dans l’exposé des motifs de son amendement.
I. Champ d’application de l’emport de documents lors d’un contrôle fiscal externe
A. Procédures de contrôle concernées
Les copies de documents sont effectuées dans le cadre de la vérification de comptabilité et d’un examen contradictoire de la situation fiscale personnelle.
Le vérificateur peut demander à tout moment au contribuable vérifié de lui fournir une copie de tout document consulté lors des opérations de contrôle. Le vérificateur n’a pas à formaliser l’emport de copies de documents dans le cadre de ces opérations. Le contribuable vérifié est, en effet, toujours en possession des documents originaux.
B. Forme de la copie
Conformément aux dispositions de l’article L. 13 F du LPF, le contribuable est libre de fournir une copie des documents sous forme papier ou sous forme dématérialisée.
La copie de documents sous forme papier n’est soumise à l’application d’aucune règle particulière.
L’arrêté du 17 novembre 2014 définit les modalités de sécurisation des copies de documents remises sous forme dématérialisée.
II. Modalités de mise en œuvre en cas de copie remise sous forme dématérialisée
A. Support de la copie des documents
Les modalités de remise des copies des documents électroniques sont définies en accord avec le vérificateur.
Tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD-Rom, DVD-Rom, clef USB, support externe, serveur sécurisé, etc.).
B. Format du document copié
Afin de garantir l’intégrité du contenu et la lisibilité des copies transmises sous forme dématérialisée, ces dernières sont remises par le contribuable sous format « Portable Document Format » (PDF).
A défaut, le vérificateur peut les convertir dans ce format.
La conversion en format PDF ne concerne pas les documents obtenus dans le cadre d’un contrôle des comptabilités informatisées en application du I de l’article L. 47 A du LPF et du II de l’article L. 47 A du LPF.
C. Conservation des documents copiés sous forme dématérialisée
La durée de conservation des copies de documents sous forme dématérialisée dépend de l’engagement ou non d’une procédure contentieuse.
Ainsi, en l’absence de réclamation contentieuse de la part du contribuable, les copies sont détruites par l’administration fiscale à l’expiration du délai prévu à l’article R*. 196-1 du LPF et à l’article R*. 196-3 du LPF.
En cas de réclamation contentieuse, le service doit conserver les copies des documents jusqu’au prononcé d’une décision statuant sur la réclamation ou d’une décision juridictionnelle qui n’est plus susceptible d’appel ou de pourvoi en cassation.
III. Sanction du non-respect des dispositions de l’article L. 13 F du LPF
Lorsque le contribuable ne fournit pas la copie demandée sous quelle que forme que ce soit, le vérificateur applique la sanction prévue au deuxième alinéa de l’article 1734 du CGI.
Conformément aux dispositions de cet article, une amende de 1 500 euros est applicable par document pour lequel le contribuable s’oppose à sa copie, sans que le total des amendes puisse être supérieur à 10 000 euros.